COMMERCE is de facturatie software van Illico Soft. Dankzij haar capaciteit en betrouwbaarheid kan uw KMO in alle soepelheid en doeltreffendheid beheerd worden. Hierna vindt u alle noodzakelijke aspecten in het leven van een KMO, zoals deze beheerd worden door atilissima.
VOORVERKOOP & MARKETING
Een promotiecampagne? Niets is gemakkelijker. U maakt een mailing op voor een bepaalde doelgroep. Het programma zorgt voor de automatische verzending via Outlook. Het programma registreert de kalender van de gerealiseerde en de te realiseren mailings.
De prijzen stijgen met 3% vanaf 01/03? Het systeem past automatisch de verhoging toe op de gewenste datum. Terzelfdertijd wordt een melding afgedrukt op de facturen, bijvoorbeeld die de klanten verwittigt van de verhoging. Op dezelfde manier kan een melding ingelast worden om de jaarlijkse vakantie door te geven of de eindejaarswensen.
U moet eindejaarsgeschenken bestellen, maar wie heeft wat ontvangen vorig jaar? Geen probleem, atilissima herinnert het zich. Eender wanneer kan u een lijst afdrukken met het totaal van de te bestellen artikels.
VERKOOP
De vertegenwoordiger maakt een offerte aan zijn klant. Na goedkeuring door de klant, wordt de offerte onmiddellijk omgezet in een bestelling, een zendnota en een factuur. Aangezien de speciale voorwaarden en de leveringswijze van de klant in detail werden geregistreerd in de klantenfiche, zal de levering vlekkeloos verlopen. Elke vertegenwoordiger wordt nauwgezet opgevolgd dankzij de veelvuldige verkoopstatistieken die het programma aanbiedt.
De vertegenwoordiger in de grote supermarkten kan zijn bestellingen opnemen door deze in te scannen met een mobiel toestel (de bestelling wordt dan op hetzelfde moment aangemaakt in het kantoor).
BESTELLINGEN KLANTEN
De klant belt naar het kantoor: het artikel wordt gemakkelijk gevonden door de bediende. Het systeem houdt de aankoopgewoontes van de klant bij (« u weet wel, het karton zoals gewoonlijk »). De operator ziet onmiddellijk als de klant eventueel geblokkeerd staat door één of meerdere onbetaalde facturen en kan de levering stopzetten.
De klant geniet van hoeveelheidskortingen? Zijn er veel artikels en verschillende kortingsniveaus? Het programma berekent automatisch, artikel per artikel, de overeengekomen korting. De klant komt niet voor verrassingen te staan, hij voelt zich opgevolgd.
De bestelling wordt omgezet in een zendnota en tenslotte in een factuur. De factuur wordt onmiddellijk opgenomen door de module van de boekhouding, waardoor u onder andere de betaling van de klanten/leveranciers en de betaalherinneringen kan opvolgen.
De klant heeft een welbepaalde vraag over zijn factuur? De bediende kan op elk moment de betreffende factuur raadplegen op het scherm die elektronisch werd gearchiveerd, en indien nodig deze afdrukken of via mail versturen.
U wilt weten hoeveel artikels van een bepaald merk werden verkocht in een bepaalde provincie per vertegenwoordiger in een welbepaald trimester? Het pakket van statistieken dat atilissima voorstelt, helpt u bij het beheer daarvan. Hebt u een gepersonaliseerde statistiek nodig, dan biedt de ingebouwde rapportering in het programma de oplossing.
BESTELLINGEN LEVERANCIERS
De leveranciersbestellingen zijn geautomatiseerd: de bestelbon wordt door het systeem gegenereerd en elektronisch verstuurd naar de leverancier. De receptie van de goederen kan ondersteund worden door barcodelezers. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt op basis van de ingevoerde hoeveelheden.
Wanneer de minimum stock wordt bereikt, stelt atilissima u voor om een bestelling te plaatsen van het betreffende artikel bij de leverancier. Indien u dit voorstel goedkeurt, zal deze automatisch worden omgezet in een leveranciersbestelling.
Dankzij de vele aankoopstatistieken kan u de prijsevolutie volgen van een bepaald artikel bij een bepaalde leverancier en in voorkomend geval uw aankooppolitiek aanpassen om uw kosten te verlagen.
LEVERINGEN
De goederen zijn klaar om geleverd te worden. De vrachtwagen wacht om geladen te worden. Dankzij het voorraadbeheer en de pickinglijsten heeft de magazijnier de levering kunnen voorbereiden en rekening gehouden met de tournees. De vrachtwagen kan vertrekken.
In geval van complexe samenstellingen van bepaalde colli’s, kan de magazijnier ondersteund worden door middel van een PDA die hem helpt bij de voorbereiding van de levering en vermijdt hierdoor het door elkaar halen van verschillende leveringen of het vergeten van een karton. Enkel als de levering volledig en correct is, ontvangt de server het groen licht voor de facturatie.
De inventaris wordt vergemakkelijkt door het gebruik van de PDA, waarmee de artikels uit stock worden opgenomen d.m.v. het lezen van de barcode op het artikel, het karton of de palet. De inventaris wordt dan automatisch in het systeem ingebracht en dit zonder manuele interventie.
BEHEER SPECIFIEKE POSTEN
Indien uw activiteit het beheer vereist van specifieke posten zoals FOST PLUS, BEBAT, de accijnzen, de opvolging van lotnummers, … dan biedt atilissima u specifieke modules aan die voldoen aan deze behoefte.
FACTURATIE
De laserprinter drukt de factuur af vanaf een blanco blad: de layout stemt volledig overeen met uw wensen.
U wenst de factuur via mail te versturen? 1 klik volstaat ! Het programma maakt automatisch een pdf die vervolgens wordt gelinkt aan de klant en elektronisch wordt gearchiveerd. Vanaf dit moment kan de factuur op elk moment geraadpleegd, afgedrukt of opgestuurd worden.
De factuur wordt in de boekhouding verder verwerkt: onze module « FINANCE » neemt deze taak over en u beschikt hiermee over een volledig boekhoudbeheer dat perfect geïntegreerd is met de facturatiemodule « COMMERCE ».
Technische Fiche
fichecommercenlweb.pdf
